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MOROSIDAD Y CONTROL DE COBROS


Instituto Nicaragüense de Apoyo a la Pequeña y Mediana Empresa - INPYME

CAPITULO 1 INTRODUCCION

CAPITULO 2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVOS GENERALES
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

CAPITULO 3 ASPECTOS GENERALES
3.1 USO DEL MANUAL DE COBROS
3.1.1 METODOLOGIA PARA EL COBRO
3.1.2 FORMULARIOS Y REGISTROS A UTILIZAR
3.1.3 REGISTRO Y EVALUACION A LAS EMPRESAS
3.1.4 TARJETERO DE DIRECCIONES
3.1.5 REGISTRO AUXILIAR DE CONTROL DE COBROS
3.1.6 ACORDEON
3.2 CARACTERISTICA DE LA MOROSIDAD Y LOS COBROS
3.3 COSTOS DE LA MOROSIDAD
ANEXO “A”

CAPITULO 4  POLITICAS Y PROCESAMIENTOS DE COBROS
4.1 POLITICAS
4.2 PROCESAMIENTO
4.2.1 Por Fichas Diarias
4.2.2 Archivo Vertical
4.2.3 Nombre de Clientes
4.2.4 Archivo numérico

CAPITULO 5 MEDICION DE LA EFICIENCIA OPERATIVA
5.1 OFICIALES DE CREDITO
5.1.1 Funciones y Atribuciones
5.1.2 Análisis de las cargas de trabajo
5.1.3 Análisis de la Productividad
5.2 PERSONAL DE APOYO
5.1.2 Funciones y Atribuciones

CAPITULO 6 METODOS DE COBRO
6.1 COBRO PERSONAL O TELEFONICO.
6.2 COBRO POR CORRESPONDENCIA
6.3 SISTEMA COMPUTARIZADO
6.4 GESTORES JURIDICOS
6.4.1 Pre Cobro Judicial
6.4.2 Cobro Judicial (seguimiento)
6.4.3 Adjudicación.
6.5 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE COBRO
ANEXO “F” .
ANEXO “G” 
ANEXO “H”
ANEXO “I” .
ANEXO “J” 

CAPITULO 7 ANALISIS DE LA MOROSIDAD .
7.1 RIESGO POR UNIDAD .
7.2 RIESGO ASOCIADO
7.3 INDICADORES DE LA CARTERA VENCIDA
7.4 INDICADORES DE LA CARTERA CONTAMINADA
7.5. PROVISIONES DE LA CARTERA
7.5.1 Provisiones por plazo vencido
7.5.2 Provisiones Por Garantias Y Otros
7.6 Evaluación de la cartera morosa por actividad económica y zonas geográficas

CAPITULO 8 EXTRACCION DE PUNTOS MEDULARES DE LAS NORMAS PRUDENCIALES DE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y O.I.F.
8.1 Limites De Cartera En Funcion Al Capital
8.2 Montos Máximos de Cartera Congelada
8.3 Clasificación de la Cartera.

 

CAPITULO 1 : INTRODUCCIÓN

En este módulo se ofrece a los participantes de las Intermediarias Financieras No Convencionales un conjunto de herramientas en materia de control de la morosoidad a fin de minimizar el riesgo que origine el mal otorgamiento de créditos.
Se analizará con diagramas la secuencia del cobro,  las diferentes políticas de cobranza, su procesamiento,  la responsabilidad de las diferentes instancias, la medición  del endeudamiento gravoso (enemigo oculto) y la evaluación de  los sujetos de crédito.
Se harán ejercicios prácticos para su discusión en grupo y extracto de la aplicación de las Leyes Vigentes sobre el manejo de cartera. También se verá la secuela de los préstamos morosos y de la cartera contaminada.
Finalmente, en este documento se entrega a los capacitandos para que les sirva de instrumento de consulta en sus actividades diarias relacionadas con la administración de la cartera corriente y morosa.

CAPITULO 2 : OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen en este módulo se describen a continuación :

2.1OBJETIVOS GENERALES:
Dar a conocer a los participantes los métodos modernos para identificar el grado de mora de la cartera, sus costos, forma de control y cobranzas.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Familiarizar  a  los participantes  sobre  los instrumentos y fórmulas para evaluar la morosidad, identificar  los  factores negativos  y  medidas precautorias aplicables.
Mismas que se originan de conclusiones verdaderas de prácticas cotidianas que les servirán para presentar a sus instancias superiores las recomendaciones convenientes para una adecuada toma de decisiones.
Aprenderán el uso del flujograma de las actividades de la sección de cobros con sus alternativas en el Anexo “E” del capítulo No. 6. Dilucidar la incógnita de la creencia popular de que las gestiones de cobro se inician después de los vencimientos de los créditos. Definitivamente tal concepto, además de erróneo, se aleja de la verdadera realidad del seguimiento del crédito para su oportuna recuperación.
Reforzando lo anterior, la eficiencia de la cobranza se logra desde la entrega de los préstamos, dándole  un seguimiento a las entregas que deberán ajustarse a los planes de inversión aprobados.
Los participantes conocerán la importancia del estricto control de las proyecciones de ingresos y egresos. A través del tiempo se va verificando que las empresas deben contar con los ingresos suficientes para cubrir sus propios gastos y el servicio de la deuda ( principal e intereses).
casos de diferencias notables en contra, se requerirá del prestatario una explicación concreta referente a los factores o causas que provocan tales diferencias negativas.
Por  último,  los participantes aprenderán a evaluar  los  resultados financieros de las empresas desde antes del vencimiento de los préstamos Es decir, tener un diagnóstico “ a priori”.
 

CAPITULO 3 : ASPECTOS GENERALES

OBJETIVOS DEL CAPITULO

En este capítulo trataremos sobre el USO DEL MANUAL DE COBROS, la metodología para el cobro, empleo de formularios y registros, la característica de la morosidad que puede incidir en la quiebra de una IFNC. Asimismo, los efectos de la morosidad sobre los costos y las negligencias de cobranza, que es una de las principales causas de los fracasos financieros por el impago de los prestatarios.
3.1 USO DEL MANUAL DE COBROS.
El Manual de Cobros es un instrumento guía del cual extraemos las siguientes aplicaciones:
3.1.1 METODOLOGIA PARA EL COBRO
- Enviar al deudor y fiador un primer aviso con 10 días de anticipación al vencimiento.
- Un segundo aviso, 3 días después  del  vencimiento, haciéndose el traslado contable a mora.
- Después de 15 días de vencimiento del préstamo, se enviará al deudor carta con copia al fiador (si lo hubiere), haciéndole ver que su falta de pago le perjudica económicamente por el recargo de intereses penales, el deslizamiento  del  cambio monetario y la afectación de su récord crediticio.
- Después de 30 días, hacer una visita sorpresiva por el Encargado de Cobros, recordándole la conveniencia de cumplir con el pacto contractual.
- Cumplido los incisos anteriores, habrá de tomarse una decisión:
- Si el prestatario ofrece cancelar en los siguientes 30 días, se le podrá conceder la espera, siempre y cuando exista evidencia de la fuente de pago y estén vigentes las garantías.
- Llegar a un arreglo mediante extensión de plazo, prórroga o reestructuración, siempre que sean justificadas las causas del retraso, fuente de pago y el esfuerzo del deudor de cubrir la deuda.
- Enviar al Cobro Judicial, previa evaluación de las posibilidades de recuperación por esa vía, con miras a no recargar el crédito.

3.1.2 FORMULARIOS Y REGISTROS A UTILIZAR
3.1.2.1: Aviso  de vencimiento (ver anexo “A”).
3.1.2.2: Registro de Vencimiento y Control de Cobros.

El libro es un “Binder” de hojas móviles y está clasificado por mes y días de vencimiento. Cada vez que se hace un desembolso se anotará en este libro el vencimiento de la cuota o total del mismo. El sistema manual puede sustituirse por el sistema computarizado, llevando en todo caso los acápites, conforme muestra en el anexo “B”.

3.1.3 REGISTRO Y EVALUACION A LAS EMPRESAS
En este libro se registrarán las fechas en que se visitarán las empresas con créditos de corto y largo plazo, a fin de conocer : su desarrollo, grado de avance en las proyecciones efectuadas en el estudio de las garantías reales, muestra del futuro cumplimiento de pago o incumplimiento si fuere el caso y proceder según la situación (ver anexo “C”).
*  Si no hay capacidad de pago se harán las gestiones de arreglo correspondiente en tiempo oportuno y no hasta que llegue el vencimiento de la cuota o del saldo del préstamo.
*  Si hay incumplimiento de lo pactado, se tomarán las medidas pertinentes.
*  Si hay capacidad de pago, se cobrará conforme la metodología de cobro antes expuesta.
* Este libro, además de ser un instrumento agilizador de cobro y recuperación de la cartera, mejorará  la administración de los préstamos a largo plazo.
3.1.4 TARJETERO DE DIRECCIONES.
Existen varios sistemas los cuales por su importancia los veremos en el capítulo 4.2 (Procesamientos).
3.1.5 REGISTRO AUXILIAR DE CONTROL DE COBROS
Este formato se utiliza para el seguimiento de los segundos avisos de cobro (carta, telegrama y visitas) conforme se muestra en anexo “D”.
3.1.6 ACORDEON
Se trata de una carpeta con numeración de 31 días, en la cual se guardan los segundos avisos de cobro, lo mismo que carta, telegramas y visitas a efectuar el día del mes en que se hará la gestión.
En este capítulo hemos tratado sobre los métodos ordinarios de cobro indicando sus procedimientos, los cuales veremos en forma amplia en el capítulo Nº 6 (Método de cobro).
3.2 CARACTERISTICA DE LA MOROSIDAD Y LOS COBROS
La morosidad es un mal endémico. Atribuible, generalmente  a causas externas (exógenas) o internas (endógenas), maximizándose en los créditos para el agro de alto riesgo.
Siguiendo el enunciado anterior, es importante familiarizarse con las características que presenta la morosidad,  sus  causas
verdaderas, buscar alternativas de solución, llegándose hasta la suspensión de los créditos si fuere necesario, a fin de minimizar la forma
desproporcionada del ensanchamiento de la mora.
Los Intermediarios Financieros No Convencionales deben tener una transparencia del sujeto financiero, dentro de los programas a las Cooperativas y pequeños productores, ya que una morosidad crónica presenta un problema difícil, no solamente por su concurrencia, sino también por formar un hábito de considerarse acreedores de la falacia paternalista del financiador, utilizando el crédito  para  solventar problemas familiares,
induciendo a un acentuado descuido,  indisciplina, autoindulgencia  y  una deshonestidad absoluta.
Finalmente,  los Intermediarios Financieros No Convencionales deberán ser exigentes en el control de la mora de sus créditos. Un programa que tiene tasas altas de morosidad o de préstamos impagados, no es viable como programa de crédito.
También hay que hacer la siguiente reflexión : la cartera morosa es el reflejo de una deficiencia de cobros, esencialmente en los países en que es un hábito del prestatario pagar sólo cuando le cobran. Un ejemplo simple en nuestra mala cultura de pago es que pagamos los servicios de utilidad pública (luz, agua, teléfono, etc) hasta que recibimos la notificación de cobro. En conexión con lo anterior, la característica principal del cobro es que debe hacerse oportuna y consuetudinariamente.
3.3 COSTOS DE LA MOROSIDAD
La morosidad y el incumplimiento  deben entenderse como costos. Son costos peculiares, es el “enemigo oculto” que presenta seis rasgos que en gran medida llevan a la ruina a las Instituciones Financieras:
Primero: Se consideran algunos costos de morosidad invisibles porque es muy complejo para las instituciones de crédito darse cuenta de ellos. Los programas, por lo general, se empeñan en minimizar el nivel de morosidad, ya que a través de ella se mide su eficiencia, pero no perciben por lo general hasta qué punto su situación económica diaria está siendo afectada por los atrasos de pago de su cartera.
Segundo: Por otra parte, los programas tienen la tendencia de atribuir la morosidad en forma exagerada a causas externas. Por consiguiente, no confronta ni resuelve los factores que debieran estar bajo su control.
Tercera: La morosidad es contagiosa. Tiene tendencia a proliferarse y empeorarse induciendo a altos niveles de incumplimiento, a menos que se controle de forma agresiva.
Cuarto: La morosidad tiene efectos en los costos de un programa, sobre los ingresos y en la situación financiera. El manejo general de la cartera implica costos directos como sistema de información para el control de pagos y personal de recuperaciones que incurre en : salarios, viáticos, transporte, papelería, etcétera. También implica gastos y honorarios legales para clientes morosos.
Quinto: La mora afecta los “Costos de Oportunidad” al atrasar los programas de crédito o reinversiones. Veamos el siguiente ejemplo:
Se concedió un préstamo de C$2,000.00 a 6 meses. Este importe rota dos veces al año, convirtiéndose en C$ 4,000.00. Pero si el prestatario paga solamente C$ 1,500.00, automáticamente se produce un congelamiento de C$ 1,000.00 al año y solamente podría concederse un financiamiento anual de C$3,000.00.
Sexto: La cartera morosa tiene impacto negativo sobre los ingresos de las Instituciones Financiadoras, al acumular reservas altas por “cuenta incobrables” o de difícil pago.
Los Bancos de los Estados Unidos consideran cartera de riesgo aceptable cuando la mora incide en una reserva del 2%. Los afiliados a
“Acción  Internacional Técnica (AITEC)” un 3% de las carteras activas.
En  Nicaragua,  la Superintendencia de Bancos y otras Inst ituciones Financieras establecen las normas de reserva; tema que por su importancia lo trataremos en el capítulo Nº 8 de este módulo.
 



ANEXO “A”



Fundación “El Buen Cobro”

PRIMER AVISO DE VENCIMIENTO
Fecha: ______________
Sr. (es):
Recordamos a Ud.(es) que su crédito abajo descrito, vence el
Ptmo. Nº ________________ Clase _______________ Cuota o Saldo C$
Consecuentemente, le(s) invitamos atender oportunamente dicho pago más los intereses correspondientes cuya liquidación puede(n) ordenar de inmediato.
Deseándole (s) servir siempre de la mejor manera, quedamos en espera de su puntual atención,
Atentamente,
Firma (del encargado de cobros)
cc: Fiador (es) Sr. (es Archivo


FUNDACION “EL BUEN COBRO”

SEGUNDO AVISO DE COBRO

Fecha: __________________
Sr. (es):

Oportunamente recordamos a Ud(es) que el crédito abajo descrito, venció el ___________________________ ; razón por la cual reiteramos
nuestra invitación de que la mora es perjudicial a sus intereses.

Ptmo. Nº
Clase
Cuota o Saldo


No dudamos que al recibo de este aviso nos honrará( n) con su inmediata atención. Pendiente de sus noticias, aprovechando la ocasión para saludarlo(s) suscribiéndonos de Ud(s). Atentamente,

Firma (del encargado de cobros)
cc: Fiador (es) Sr. (es) Archivo
 

 

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Fuente: Instituto Nicaragüense de Apoyo a la Pequeña y Mediana Empresa - INPYME

 

 
 

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